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柔佛颍川陈氏公会 Theng Chuan Tan Clan Association Johor (Tan Clan Johor)

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柔佛颍川陈氏公会属下之〈会所管理委员>
组织纲要

1) 名称: 会所管理委员会
2) 组织: 本小组根据柔佛颍川陈氏公会结社规章第8.6条文,由理事会指导下设立,并向理事会负责。
3) 成立缘起: 本会会务随着新产业的增长,将会产生频密的活动需求及管理上的需求。为了保护先贤们苦心经营的精神与宗旨,分担理事会的工作压力,逐而成立这一小组,协助执行会所的管理任务。
4) 目标: 4.1 制定管理公会产业条规与细则。
    4.2 制定产业出租的细则与审批制度。
5) 宗旨: 5.1 协助理事会推动各项会务活动。
    5.2 建立本会在新世纪的新面貌。
      5.2.1 系统化: 有系统的作业流程,使会务的发展更易操作与控制。更有组织性的发展。
      5.2.2 专业化: 步向现代化的管理法,让领导层与执行秘书的角色扮演,得以正确的发展,避免越权的事件发生。
      5.2.3 透明化: 每一位领导层成员了解整个公会发展的方向与过程,以便接班人更易接受与运作业务之发展。
      5.2.4 开放化: 与各社会阶层及各族群的朋友们,共享使用本会会所的场地及拥有的设施与设备。通过参与本会所主办的各项活动中,从中受惠。
    5.3 加强与本区社团间之团结与合作。
6) 执委会: 本组设有七位执行委员。柔佛颍川陈氏公会之理事会中的副总务是当然小组主任。
    其他成员包括: 副会长:1名 青年团:1名
      正财政:1名 妇女组:1名
        副财政:1名 理事:1名
7) 职责: 7.1 小组委员会之职权将随着公会理事会之改选后,自动消失权利。一切权利、记录及产业管理权,则需要移交给新届的副总务及新届管理委员会。
    7.2 新届的〈会所管理委员会〉将在新届理事产生后,当然的各职相关理事将自动成为当然管理委员会的成员。
    7.3 执行由理事会所决定及授权给予〈会所管理委员会〉之职权权限。
    7.4 一切有关系到公会利益的任何决策,必须通过委员会探讨后,呈报理事会批准通过后,才能执行。
    7.5 制定本会会所产业管理细则、出租场地细则与应收取之费用制订。
    7.6 有权决定会所锁匙的分配权及谁有保管权。
8)  会议: 讨论理事会会议中议决及处理一切日常会务。
9)    9.1 组织图
     
会所管理委员会组织图表
   
    9.2) 职权:  
      9.2.1 主任: (一)领导小组去执行组织已订出的工作议决,过程中给予引导与追踪结果的成绩。
          (二)规划组织与分配工作予组员,以完成任务。
          (三)控制组织的正常化运作。
          (四)政策制定、规定及手续、决策的权利。
          (五)评估组织的运作是否会影响到整个组织的健康发展。
      9.2.2 秘书: (一)记录会议议决及会议报告。
          (二)档案收集,并分类与入档。
          (三)协助主任执行及推动议决之工作。
      9.2.3 财政: (一)做出全年及每月财政预算案,以便控制财政运作。
          (二)掌管收、支的权力,有效运用公会资产。
          (三)做出全年与每月结单。
      9.2.4 新产业管理及旧产业管理: (一)保养会所的建筑物结构之完整、清洁。
          (二)估计是否应该增添任何设备。
          (三)负责催收租金。
          (四)保护公会资产。
      9.2.5 场地管理: (一)制定公会资产指出租收费率及细则。
          (二)安排场地出租后监管工作负责人。
          (三)保护所有场地应用工具(麦克风、冷气开关、音响系统之操作正常)。
          (四)定期或在出租前后检查所需应有之工具的数量及是否操作正常。
      9.2.6 活动项目策划: (一)制定及列出全年已有的活动项目。
          (二)安排给各小组的活动时间表。
          (三)安排给予对公开使用的时间表。
10) 修改: 本细则有未尽善之处,公会理事会有权随时修改之。
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